多くの求人の場合、応募したのち即面接という場合よりも、事前に書類選考によるものが多いと思います。そのために第一関門として面接担当者により印象付ける履歴書・職務経歴書作成がポイントとなります。
ここではいかに印象深い履歴書・職務経歴書を作成するか、そしてこうした作成はNGだといった内容でご紹介したいと思います。
書類選考は必ず待ち受ける関門
書類選考では必ず必須となる履歴書・職務経歴書。どちらも必須書類ですから事前に相手先に郵送しなければなりませんが、しかしこの作成方法次第ではその後の面接連絡を受けられるのか、それとも不採用として履歴書・職務経歴書ともに返送されるのか大きなポイントであります。まさに採用のための第一関門といえます。
これまで面接前に新卒・中卒含めた書類選考にも携わってきましたが、人事担当者の視点から面接に呼びたいと思える履歴書・職務経歴書を見てきました。中には逆に「これではだめだ」とその時点で評価を下してしまうケースもありました。
そう意味でも人事担当者の目に留まるぐらいの印象深い書類作成の方法をきちんと押さえておくべきだと考えます。
以下で人事担当者として書類選考に携わった中からいくつかポイントを紹介したいと思います。
書き漏れ・訂正
履歴書の中でまず何よりもしっかりとみているポイントが書き漏れがないかどうかです。一番書き漏れが多いのが作成日欄です。これは単なる書き漏れではなく、日付を書き漏らすということは様々な業務を遂行する上で支障をきたすことだってあります。
たとえばお客様からの受注に対して注文品を記入はしていてもお客様の希望する納品日を書き漏らせば周囲も困惑します。
日付記入はとにかく大事です。
そういった注意力があるのかないのか、人事担当者はみています。正直なところ新卒の方よりも中卒の方が意外にも多いと見受けられましたが。あと過去に作成日の欄を修正液で訂正しているものもありました。こういった公式文書において修正液での訂正はNGです。常識中の常識です。
修正液一つでもはやそれ以上の内容を見ようとも思いません。書き漏れと同じく訂正の際にもご注意ください。
書く量
まず履歴書において左半分の学歴・職歴についてはだいたいの方がしっかりと記入されています。しかし右半分になるとそこで大きく差が出ます。
特に自己希望欄・自己PR欄・志望動機欄、ここが一番人事担当者は判断しているポイントとなります。
多い例として志望動機欄が「貴社に貢献したいと考えたから」、自己希望欄が「貴社の規定に応じます」といった具合です。
そもそも履歴書一枚にご自分の人間性をアピールするにはあまりにもスペースが足りなさすぎます。それにもかかわらずほぼ一行で済ませるというのは各内容が何かとすら思えます。
せめて3,4行は何かしら書くべきです。
それが次の面接での質問につながってきますし、自己PRが少なくとも何かしら人事担当者に伝わっているのです。書ききれない量はまだしも、書き足りていない量は厳禁です。
職務経歴書にしても同じことが言えます。基本的には履歴書の内容と重複する部分が多いとは思いますが、職歴の部分をさらに細かく深く掘り下げて、これまでの自己の仕事から得た経験・スキル・知識などをアピールするためのものです。
ですからA4用紙1枚のうち半分の量しかないなんてことはありえませんし、それでは未完成です。
そんな未完成の状態で郵送しても不採用と判断されるだけです。人事担当者としてはしっかりと完成された状態の書類を望んでいます。人事担当者としてはA4用紙で2枚は欲しいと思います。
ただ職務経歴書は志望動機欄もある程度は履歴書の内容と重複するでしょうが、内容的にはそれにもう少し肉付けをする必要があります。
この志望動機の項目は職務経歴書の書く順番としてはほぼ導入の部分として位置づけられますので、ここの内容が薄いか濃いかで人事担当者への印象付けが大きく変わってきます。ですから履歴書の志望動機の量の2倍以上は書くようにしましょう。
この書く量がご自分にどう影響するのかといえばまずは書類選考の時点でその方に文章能力が備わっているのかどうか判断されるということです。
社内文書でも会議資料でもやはりある程度の文章量というものが必要です。
あまりにも少ない量の資料では会議に支障をきたします。
そういった点からもとにかくどんなことでもいいので、ご自分を掘り下げた内容をたくさん書きこんで郵送するにふさわしいぐらいの文章量にすべきです。
そしてそれだけ文章量があると、自己のPRすべき部分が自然と多くなり、その分人事担当者には印象付けられていきます。そしてその人事担当者の中で印象づいた部分が次の面接時での質問へとつながります。
気になった点が多い人ほど面接でさらに詳しく来てみたいと人事担当者は思います。まさにこの書く量こそがご自分を売り出すセールスポイントの多さであります。とにかく書きましょう。
書く内容
量はともなっているが、今一つ何をポイントに書いているのかわからない履歴書・職務経歴書をよく見かけます。アピールしているのはよくわかるけれども、なにかしら焦点がぶれているというか、どこを一番訴えているのかわからないのです。
要は文章としての起承転結の構成が整っていないのだと思います。いきなり転の部分から始まっていたり、起の部分で締めくくったりといった構成なのです。これでは伝わりにくいのですが、この一種の文章能力は一長一短でよくなるものでもありません。
しかしできれば履歴書・職務経歴書の書き方に精通している方に読んでもらうことがおすすめです。ハローワークの窓口にてそういった就職相談所がありますし、履歴書・職務経歴書の書き方を指導添削してくれるサービスもあります。
こういったところを積極的に活用し、体裁よくさらにはよく伝わる履歴書・職務経歴書を作成の上で郵送しましょう。決してご自分だけの判断・観点だけでは行わない方がよろしいと思います。