就活をしていると企業に電話を架ける機会も増えますが、就活前から慣れているという人は少ないですよね？
とても緊張するシチュエーションだと思いますが、配慮と注意点を間違えていなければそれほど恐れるものでもありません。
就活で電話を架ける際のポイントをご説明しましょう。
目次
事前準備をすること
電話を架ける際に絶対に欠かすことができないのが事前準備です。
慣れない電話だからこそ前もって準備をして万全の状態にしておくことが大事です。
そうすれば緊張してもどうにか乗り越えることができるでしょう。
メモの準備
電話を架ける前には必ずメモ帳の準備をしておかなければなりません。
電話の内容をメモをせずに覚えるのはかなり難しいですし、一度言われたことを忘れてしまっては信用に関わってしまいますので気を付けましょう。
相手だってあなたがメモを取っているだろうと思って話しているので、後から「メモを用意するので待ってください」などと言っては大問題です。
後ほど触れますがメモには自分が話したい内容を書いておいても良いわけですので、事前に書いておいてください。
また、外出中に電話を架けるケースもありますので持ち運びが簡単なメモ帳も持っておくと良いですね。
また、電話に限った話ではありませんが、口頭で会話する時にはメモを取ることに加えて必ず復唱をしてミスがないようにしなければなりません。
環境を整える
電話をかける時には必ず静かな場所で架けなければなりません。
電話の声はただでさえ聞き取りにくいので周囲に雑音があるようでは大事なことを聞き逃す可能性もありますし、こちらの声が届かないことになってしまいますので危険です。
と、もっともらしい理由を書いてみましたがそもそも電話を架ける時に雑音が混じるところで架けるのはマナー違反です。
外出中に電話をする時には特に静かな場所を探すことが難しいですが、目ぼしい場所を見つけたらそこで架けてしまった方が良いかもしれませんね。
ちなみに企業側から架かってきた場合、周囲が騒がしいのであれば断って場所を変えるようにした方が良いです。
話す内容をまとめておく
電話を架ける前には自分が話す内容をきちんと整理しておくべきです。
電話をするからには何かしらの用事があるのでしょうから、紙に書くなりして何を話すのかを忘れないようにしましょう。
声でしかコミュニケーションができない電話は、流れをコントロールするのが難しいので話したいと思っていたことをちゃんと伝えられないことは社会人でもよくあります。
みなさんはまだ慣れていな立場でもあるので備えをしておくのは当然のことです。
時間を考えること
電話の怖いところは時間指定をされている場合を除き、相手の状況がわからないことです。
就活で電話を架ける相手は人事担当者などですので忙しくてもあなたの電話を優先してくれる可能性は高いです。
しかし、その電話によってやるべきことが後ろ倒しになってしまうことは事実です。
もちろん相手の状況などわからないので気にし過ぎては電話などできませんが、ある程度予測がつく時間帯を避けるのは社会人として当然のマナーです。
始業時間と終業時間を避ける
会社の始業時間はとてもバタバタしているためあまり電話のタイミングとしては適していません。
職場によって朝のルーティンがあったり、朝礼が行われるケースがあるのでその時間に電話が架かってくると少し困ってしまいます。
終業時間前も片付けなどがあるので慌ただしくなりがちですので避けましょう。
内容によっては帰る準備をしていた担当者に残業をさせることにもなりかねません。
そして言うまでもありませんが、始業時間前や終業時刻後に電話をすることはマナー違反です。
その時間に担当者が勤務している可能性はもちろんありますので、どうしても急ぎで連絡を取りたいなら先にメールを送っておきましょう。
忙しいタイミングも避ける
先ほど始業と終業のタイミングは避けるようにお話ししましたが、曜日で言えば月曜の朝と金曜日の夕方は特に適していないでしょう。
週明けなどは休み中に起こった案件の対応などがありますし、週次の会議をしている企業も少なくありません。
金曜日夕方はその週のうちに片付けておかなければならない仕事に追われがちです。
おわかりだと思いますが、これは土日休みの企業の話ですので志望企業の休みに合わせて対応は変えてくださいね。
昼休みも避ける
忙しい時間は避けるべきだと書きましたが、当然休み時間も避けるのがベストです。
12時からの1時間は昼休みだと思っておいた方が良いので、さらにその前後30分ほども含めて緊急でもない限りは電話をすべきではありません。
そもそも担当者が離席していることも考えられるので、繋がらないのでは意味がないですよね。
電話の注意点
電話をかける際には面接と同様かそれ以上にマナーが試されます。
私が社会人になりたての時に苦労したことの1つが電話応対だったのですが、慣れれば正直なところなんてことはありません。
つまり何が言いたいかというと、就活生であるみなさんが電話をする時にマナーをマスターしていないと、電話慣れしている社会人には簡単にバレてしまうということです。
名前と要件を正確に名乗ること
当たり前のことですが電話を架ける時には必ず最初に自分の大学と名前を正確に名乗るようにしましょう。
企業には毎日沢山の電話が掛かってきて色々な人に取り次がれて行きますので、あなたが誰かわからないと困ってしまいます。
そして目的の相手が出た時には先に伝えているとはいえ改めて名乗るようにしてください。
「今よろしいでしょうか」や「お忙しいところ恐縮です」など相手を気遣う言葉も入れることができるとなお良いですね。
不在の時はかけ直すことがマナー
電話を架けた時に必ず相手が電話に出られる状態にあるとは限りません。
その場合は必ず自分からかけ直すように伝えるのがマナーです。
その日に架ける予定になっていたのであれば、電話があったことを伝えておいてもらうことは構いません。
打ち合わせや外出で不在にしているようであれば、いつ頃戻るかを訊いておくと次に電話をする時の目安になります。
ただし戻ってすぐにかけるのではなく少しゆっくりめに架けると良いですね。
先方が戻りがわからないので折り返すと言ってくれているのであればお願いしても大丈夫です。
電話を切るのは相手が先
電話が終わった時には挨拶をして終わらせるわけですが、切るのは相手を先にすることがマナーです。
時々相手が切ってくれない場合もあるのですが、そうでなくても会話が終わってすぐに切ってしまうのは印象が良くないので少し待つように心がけましょう。
電話は緊張しますので終わったらすぐにでも切ってしまいたい気持ちもあるでしょうが、通話が終わるまで緊張感は保っておきましょう。
まとめ
電話を架けるという行為は社会人にとってはごく日常ではありますが、就活生のみなさんにとっては緊張が伴いますよね。
だからこそ相手が当たり前だと思っているマナーを覚えていないと恥をかいてしまうことになります。
ちょっとしたことではありますが、準備を怠らないようにして問題なく乗り切るようにしてくださいね。