就職活動を開始すると、自然と増えてくるのが企業側採用担当者とのやりとりです。
就職活動が順調であればあるほど、採用担当者とのやりとりは増えてきます。やりとりが増えてきたということは順調な証拠。ここでつまらないボロを出してダメになりたくはないですよね！？
普段のやりとりにはその人の人となりがよく出ます。ここではそんなやりとりの中で注意することを解説していきます。
採用担当者のやりとり手段と注意
採用担当者とのやりとりとなると電話とメールと面会です。これは双方失礼なくそつなくこなせるようになっておきたいところです。
それぞれで若干注意するところが違いますので以下詳しく説明していきます。
電話でのやりとり
電話は昔から最も使われている方法かもしれません。採用担当者だからというわけではなく、仕事の電話をするうえで注意しておくことと基本的には同じことに注意すれば問題ありません。注意点は以下の2点です。
・言葉遣い
・コールバック
言葉遣いに注意するのは当たり前ですね。当然ですが友人との電話ではありませんので、相手が不快な気持ちにならないような言葉遣いが大切です。
特に就職活動では、明らかに年齢が下の就活生に対し、企業側は丁寧な敬語で応対していることがほとんどです。自分の方が立場が上だと勘違いしてしまうとそれがちょっとした言葉尻などに出てしまいますので十分注意しましょう。
次に注意するのはコールバックについてです。最近はみなさんが携帯電話をお持ちなので、連絡は携帯電話にされることがほとんどだと思います。
就活生もバイトや卒業研究などで電話に出れないことも多々あります。これ自体は特に問題ないですが、その後の対応はしっかりするべきです。
具体的には自分の都合がよくなったら必ずコールバックしましょう。そのためにもまずは人事担当箇所の電話番号がわかった時点で携帯電話に登録しておくことをお勧めします。
時間が空けば企業側から再度電話はかかってきます。しかし、ここでコールバックすることが大切なのです。
さらに職場へのコールバックの場合は、ここでの言葉遣いにも十分注意しましょう。例えば大学生であれば「○○大学の○○と申します。いついつ○時ごろそちらよりお電話をいただきましたが所用で電話をとることができませんでした。どのようなご用件だったでしょうか？」などと伝えれば相手方はすぐに担当者につなぐことができます。
また電話を受けた社員にも丁寧な就活生だという印象を与えることができるでしょう。人というのは不思議なもので、周りの人たちから「あの就活生なんかよさそうだね！」という曖昧な表現を伝えられただけで、それまでの印象よりもその印象が強く残るものなのです。
担当者以外の社員とも接触する機会でもありますので、電話をとることができなければ必ずコールバックするようにしましょう。
メールでのやりとり
最近ではやりとりの一部もしくは全部をメールで行なっている企業もたくさんあると思います。
メールは気軽な反面、文字が残り続けてしまうため、後で何度も読み返すことができ、失敗を取り消すことができない側面があります。
メールでのやりとりにおける注意点は以下の3点です。
・やりとりのアドレスは小まめにチェックできるアドレスで！
・内容はシンプルに！
・返信はできるだけ早く
どれも当たり前といえば当たり前ですが、意外とよくあるのが、やり取りに大学のメールアドレスを使用しているが、実際にそのアドレスはあまり小まめにチェックしていないというものです。
就職活動は1分1秒が勝負といっても過言でないほど、スピーディーに進んでいきます。乗り遅れないように、アドレスは小まめにチェックできるものを登録しておきましょう。
また、メールの内容は要件をシンプルにすべきです。メールの長文ほど読む気が失せるものはありません。それはもちろん採用担当者だって同じです。要件があればその要件をシンプルに回答していきましょう。
最後に返信はできるだけ早くやるべきです。もちろんバイト等で返信できない時間もあるでしょう。できる範囲で構わないのでできるだけ早めに返信することと、返信が遅れた際には、「返信が遅れて申し訳ございません」などを頭につけるなどして対応しましょう。
仕事を始めてもメールの返信は大切な業務の一部です。この時点からしっかりできることをアピールしておきましょう。
面会でのやりとり
これはもう、面接などとほぼ同じです。注意する点としては、面接でなくとも十分な緊張感をもって採用担当者との面会に挑むようにしましょう。
採用担当者によっては、就活生に気を使ってフランクに接してくれる方もいます。
ここで勘違いしないことが大切です。ちょっとした面会も面接の一つだくらいの気持ちで緊張感をもって挑みましょう