就活をしている中で絶対に欠かせないツールがメールです。
もちろん社会人になってからも必須で使うものですが、学生ですと友人間くらいでしか使わないので苦手としている人も多いでしょう。
ですがメールは苦手のままにしておくと就活で苦労をすることになりますので少しでも早く慣れて使いこなせるようになってください。
目次
就活でメールはとても重要になる
就活で選考が進んでくると企業とはメールでやり取りをする機会も増えてきます。
最初は大勢の志望者に向けて企業はほぼ一方的に告知をしてきますのでメールでやり取りをする機会は少ないですが、選考が進むとより綿密な連絡が必要になるのでメールを活用することになります。
形に残るから重宝する
メールでの連絡と電話での連絡で最も重要な違いは何だと思いますか？
メールは考えようによっては細かなニュアンスが伝わりにくいなどのデメリットも想像されますが、やり取りを記録することができるという大きなメリットがあります。
ビジネスで怖いのは「言った」「言っていない」の不毛なトラブルです。
メールであれば文章が残っていますのでその心配もなく、電話で話しても確認用にメールを送るということもよくあります。
例えば面接時間にしても電話は聞き間違いがあるかもしれませんが、メールで送られてきた方が間違いようがないので安心です。
メールを嫌がるよりもメリットに目を向けてみてください。
ビジネスシーンでメールは使えて当たり前
先ほど説明した通り仕事をしていく上でメールは使えないと話にならないレベルで必要なツールとなります。
そのため就職をしたいと望んでいる就活生にもそれなりのメールのスキルは求めてきます。
メールのマナーなどは少し調べればわかることですが、それすら出来ていない就活生はやる気がないと思われても仕方がありません。
社会人である採用担当者からすればビジネスマナーが出来ていないメールはすぐに目についてしまいますので、積み上げてきた評価が一変する可能性があることを覚えておいてください。
メールの注意点
就活でメールを使用する時にはいくつかの注意点があります。
内容自体は心掛け次第ですのでそれほど難しくないので大丈夫ですが、慣れていないうちはやりがちなミスには気をつけるようにしましょう。
メールアドレスにも気を付ける
メールを使うためにはまずはメールアドレスを登録しなければいけませんが、このアドレスが意外と曲者です。
見た目があまりにプライベートな内容の文字列になっているアドレスを使っているとあまり印象が良くないので、既にそれでアカウントを取ってしまっている人は作り直した方が良いでしょう。
私も好きな食べ物をアドレスにしていて、面接でツッコミを受けたことがあります。
読みやすい文章を心掛ける
普段みなさんが友人などと連絡を取る時はLINEなどが多いと思います。
メッセージ系のSNSは短い文章でテンポよく会話が進んでいくのが特徴ですが、それに慣れすぎると長い文章を打つのがどうしても苦手になってしまいやすいです。
短文ばかりに慣れていると長文を打った時に区切り方がおかしくなったり、主語が途中でおかしくなってしまうというミスが起こりやすくなります。
大量にメールを扱う社会人にとって、読みにくいメールはいくら大事な就活生からのものであっても敬遠されてしまいます。
送信をする前には自分の書いたメールがおかしくないかを読み返すようにしてみましょう。
企業からのメールが埋もれないように気をつける
メールは送るだけではなく、自分がメールを受ける側にも当然立ちます。
その時に企業からのメールを見逃さないように徹底的に注意しなければなりません。
特にプライベートのメールアドレスをそのまま就活で使う場合、大量に送られてくる就活以外のメールに埋もれて大事な企業からのメールを見逃してしまう恐れがあります。
きちんと読んでも、また後で読み返す必要が出てくるかもしれませんのでフォルダ分けして管理をすることも大切です。
対策として就活用に別のメールアドレスを取得する場合は普段使い慣れていないアドレスですのでチェックが漏れてしまわないように要注意です。
メールを見逃して返事をしなければそこで選考が終わっても文句は言えません。
返信はなるべく早く
メールの良いところは24時間いつでも繋がるところではありますが、だからと言って返信を後回しにして良いわけではありません。
メールは気が付いたらすぐに返信することが鉄則で、可能な限りは業務時間内、遅くとも24時間以内の返信を心掛けましょう。
ただし、深夜にメールに気が付いてしまった場合は少し考えてください。
返信をした時間は当然相手先にもわかりますが、深夜のメールは不規則な生活を連想しやすく気にする人は気にします。
忘れないように注意しながら翌日早めに返信するか、送信時間を設定できるツールを使うようにしましょう。
就活メールの書き方
具体的に就活で使うメールの書き方のポイントをお伝えします。
コツさえつかんでしまえば簡単なもので、社会人になる前にマスターしておきましょう。
件名は要件を簡潔に具体的に
メールの件名は読んでもらうためには最重要なものですので、要件がわかりやすいようにする必要があります。
一目で何についてメールをしてきているかがわかるようにすることで見逃さずに開封してもらえるようになります。
例えば面接日程の変更をお願いすのであれば「〇月〇日の面接日程変更のお願い」とすれば要件はすぐにわかります。
返信はそのまま残す
メールの返信をする際には元の文章は残すようにしなければなりません。
何度かやり取りが続くと長くなってしまって見えにくく感じるかもしれませんが、後から何の話をしていたかを振り返るためには必要なことです。
メール件名は「re:」が続き過ぎると件名が隠れてしまいますので適切にまとめるか、話題が変わった時には別のメールを立ち上げる必要があります。
署名を設定する
メールを送る時には署名の設定を行っておきましょう。
どこの誰から送られて来たのかわからないメールでは意味がありませんので名前だけではなく、大学名・学部まで入れておくようにしましょう。
差出人の設定も忘れがちで、メールアドレスがそのまま表示されていたのでは誰だかわかりません。
差出人も同様に身元がわかるようにしておくことがメールを使う時のマナーです。
まとめ
メールは使いこなせるようになればとても便利なツールですので少しでも早く慣れておきましょう。
メールマナーで減点されていてはつまらないので注意点を潰していきながらマスターしていきましょう。
メールは採用担当者との貴重なコミュニケーションツールともなりますので、苦手意識を持たないように頑張ってみてください。