就職活動をしていて履歴書についてのマナーは意識しているでしょうか。
履歴書の書く内容にはみなさん頭を使うでしょうが、マナーにも神経を配らなければなりません。
マナーがなっていなければせっかく考えて書いた履歴書が読んですらもらえないということも。
そうならないために押さえておきたい履歴書のマナーをお教えします。
目次
履歴書の書き方の基本
履歴書は内容だけではなく社会人としての常識があるかどうかも見られています。
新卒の選考時期になれば大量の履歴書に目を通さなければならない人事担当者は、基本的な書き方ができていない履歴書は読む気になれません。
一瞬で就職活動が終わりにならないように基本的な書き方はまず押さえておきましょう。
黒ペンで書く
履歴書は特に指定がない限りは黒のボールペンか万年筆で手書きにするのが基本です。
消せるペンなどは便利ではありますが、重要な書類の文字が熱で消えるようなことがあっては大変です。
ちなみに契約書なども消えるペンでは書けないのでこの機会に覚えておきましょう。
修正はできない
間違えてしまった時は勿体ないですが初めから書き直しです。
修正ペンなどで消すのはNGですので絶対にやめてください。
その意味では書き始める前に下書きをしておくのがベストです。
書く内容をしっかりと決めてから書き始めなければ失敗した時が大変です。
また、慎重に丁寧に書くことを考えると履歴書は時間がある時に書くようにしましょう。
正式名称を書く
履歴書に書く住所や学校名は正式なものを書かなければなりません。
高校は「高等学校」ですし、大学の学部なども校内での通りではなく「○○学部○○学科」と省かずに書くようにします。
資格を書く場合も同様に正式名称が必要です。
例えば一般的に「英検」と呼ばれている資格の正式名称は「実用英語技能検定」ですのでご注意ください。
余談ですが、英検は2級を目安に履歴書に書いても良いとされています。
資格欄が寂しいからと言って、中学生レベルの資格を書くのはやめておきましょう。
日付は提出日
履歴書に書く日付は履歴書を提出する日、またはその前日のものとします。
勢いで書いた日のものを記したくなりますがあまり早いと書き溜めしていたもののような印象を与えてしまうのでおすすめできません。
先に書く場合は日付の欄は空白にしておきましょう。
その代わりに提出する時に忘れてしまわないように気をつけてください。
記入欄はきちんと埋める
履歴書の記入欄は資格や学歴のようにどうにも書きようがないこと以外は項目を埋めるようにしなければなりません。
自己PRの欄などが例えば5行用意されていたとしたら、きちんと5行目まで使うようにしてください。
ただし逆にびっしりと書き過ぎてしまうとそれはそれで読みにくい書類になってしまいます。
改行や文字の大きさも十分に意識してバランスの良い文章になるようにしてください。
字を書くのがあまり得意ではない人には辛いかもしれませんが、適当な書き方にならないようにだけ注意すれば大丈夫です。
履歴書を渡す際のマナー
書き終わった履歴書はいよいよ提出ですが、提出の際にも出し方には気をつけなければいけません。
相手が気持ちよく受け付けることができる履歴書提出のやり方を覚えておきましょう。
提出期限厳守は当たり前
まず大前提として履歴書は提出期限を厳守です。
いかなる事情があったとしても遅れてしまった場合は受け付けてもらえなくても文句をいうことはできません。
郵送の場合は郵便局側の事情でスムーズに届かないことも無いとは言えません。
その場合自分に責任はないと言いたくもなるでしょうが、ギリギリまで提出しなかったのは自己都合です。
履歴書の提出は余裕を持って行うようにしましょう。
万が一ギリギリになってしまいそうな場合は速達を利用するなど工夫が必要です。
なお、切手の金額は不足をしないように要注意です。
金額がはっきりわからない場合は郵便局に持っていて教えてもらった方が確実です。
汚れないように注意
履歴書は相手の手元に綺麗に届かなければ意味がありません。
封筒にそのまま入れてしまうと途中で折り目がついてしまったり、写真が剥がれてしまう可能性があるのでクリアファイルに入れて送るのが無難です。
使用するクリアファイルも使い古したものや、キャラクターなどが書いていあるものも不可ですので新品を用意しましょう。
また指定の封筒などがある場合を除いては折り曲げずに入れます。
少し大きめのサイズの封筒を用意して入れるようにすると良いです。
「履歴書在中」と書くこと
履歴書を入れる封筒には赤い文字で「履歴書在中」と書く必要があります。
これは手渡しで履歴書を持っていく場合も同様です。
人事担当の元には多くの書類が送られてきますので一目で何かわかる書類にしなければなりません。
この「履歴書在中」に関しては手書きでなければならない決まりはありませんので、スタンプで代用することは可能です。
また予め履歴書送付用に「履歴書在中」と刻印された封筒もありますのでそちらを使用することもできます。
メールの送り方に注意
履歴書を送った時は可能であれば担当者に送付したことを連絡すべきです。
また企業によってはメールで指定のエントリーシートを送る場合もあります。
企業宛てにメールを送る場合は、社名・部署名・担当者名を正確に冒頭に書きます。
特定の相手が決まっていない場合は「採用ご担当者様」等でも良いです。
あいさつの一言と自分の名を入れた後は、用件を書くようにします。
メールですのであまり長々と書くことはおすすめできません。
用件のみを簡潔に書くようにしましょう。
送信の前に誤字脱字がないか、添付をする場合は添付忘れが無いかを最終チェックです。
ファイル名は相手にも伝わるものですので、自分用のファイル名にしないようにご注意ください。
履歴書は使いまわさない
そんなことを考える人はいないと思いますが、履歴書の使いまわしは厳禁です。
せっかく書いた履歴書が不採用になった企業から戻ってくれば勿体ない気持ちになってしまいますが、他の企業に提出した書類を再度出すなどは失礼極まりない行為です。
見た瞬間に入社する気はないのだと判断されてしまいますので絶対に止めましょう。
綺麗に戻ってきたからバレるわけがないと高を括っていても見る人が見れば汚れなどですぐに気が付きます。
まとめ
就活で履歴書は第一関門ですので内容にはこだわるでしょうが、内容を考える以前に読んでもらえるように基本をしっかりとしなければなりません。
丁寧に行えば決して難しいマナーではありませんので、心を込めてじっくりと履歴書に向き合うようにして採用を掴んでください。